Qu’est-ce qu’un système de gestion de documents : guide du débutant !

‍Dans cet article, je vais vous parler de Qu’est-ce que les systèmes de gestion de documents. Donc, si vous voulez en savoir plus, continuez à lire cet article. Parce que je vais vous donner des informations complètes à ce sujet, alors commençons.

Un système de gestion de documents (DMS) est un programme informatique qui permet de suivre les documents électroniques. Il stocke les documents en un seul endroit, les rend faciles à trouver et permet aux utilisateurs de travailler dessus ensemble. DMS garde également une trace des différentes versions des documents et des contrôles qui peuvent les voir ou les modifier. Il facilite la gestion des documents, la collaboration et l’accélération des tâches.

Qu'est-ce que les systèmes de gestion de documents

L’article d’aujourd’hui se concentre sur la même chose, c’est-à-dire “Qu’est-ce que les systèmes de gestion de documents” ? Les articles impliquent chaque bit d’information nécessaire pour que vous sachiez.

Commençons !✨

Qu’est-ce que les systèmes de gestion de documents

Un système de gestion de documents (DMS) est une solution logicielle utilisée pour stocker, gérer et suivre des documents électroniques et des images d’informations sur papier. Il fournit un référentiel centralisé pour tous les types de documents électroniques, tels que les fichiers de traitement de texte, les feuilles de calcul, les fichiers PDF et les images, et permet aux utilisateurs d’accéder, d’organiser et de partager ces documents de manière sécurisée et efficace.

DMS peut aider les organisations à rationaliser leurs processus commerciaux gourmands en documents, à réduire la saisie manuelle des données, à éliminer les flux de travail papier et à garantir la conformité aux exigences légales et réglementaires. Ils incluent souvent des fonctionnalités telles que le contrôle de version, l’archivage et l’extraction de documents, le contrôle d’accès, la recherche et la récupération, et les pistes d’audit.

Dans l’ensemble, le DMS peut augmenter l’efficacité et la productivité en permettant aux organisations de gérer leurs documents de manière plus efficace et efficiente, tout en réduisant les risques et les coûts associés aux processus papier.

Comment un DMS stocke-t-il un document en toute sécurité tout en assurant la reprise après sinistre ?

Le logiciel de gestion de documents est une solution logicielle nouvelle ère pour modifier, rassembler et partager numériquement des documents importants. Cela aide à éviter la nécessité de plusieurs documents physiques et d’armoires de stockage volumineuses, ainsi que les dizaines d’heures-personnes nécessaires pour récupérer et classer les fichiers et documents essentiels.

Les systèmes de gestion de documents apportent à la table une multitude d’avantages pour votre entreprise, améliorant l’efficacité et la productivité ainsi que la réduction des dépenses. Cependant, la caractéristique la plus vitale du logiciel de gestion de documents est son facteur de sécurité. Le logiciel intègre de nombreuses consignes de sécurité et stratagèmes qui garantissent la sécurité de vos documents, même face à un sinistre. Voici cinq façons dont une solution de gestion de documents utilise ses facultés de précaution et de prévention pour conserver vos fichiers sains et saufs :

  1. Utilisation limitée du courrier électronique
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Le transfert de documents volumineux et privés par e-mail est un point faible pour toute organisation. Il peut constituer de nombreuses menaces pour l’entreprise s’il n’est pas géré avec une compétence professionnelle. Les e-mails sont des boosters commerciaux efficaces, mais ceux qui contiennent des informations sensibles peuvent être consultés par tout personnel non autorisé pendant le transit. Les pirates et les intercepteurs ont un œil attentif pour les failles de sécurité qu’ils peuvent déchiffrer instantanément. Lors de la mise en œuvre d’un logiciel de gestion de documents, vous n’avez pas besoin d’envoyer des e-mails pour faire circuler les fichiers puisque les documents peuvent être livrés aux destinataires via l’interface du système. Le système stocke les documents en toute sécurité et garantit que les fichiers sont envoyés en toute sécurité au destinataire. De plus, cela réduit la possibilité d’envoyer des e-mails confidentiels aux mauvaises personnes.

  1. Conformité

En tant qu’organisation commerciale, les agences doivent stocker en toute sécurité les données financières, les dossiers RH et les informations client afin de maintenir des restrictions légales strictes. En cas de sinistre lorsque des fichiers vitaux ne peuvent pas être consultés ou récupérés, un DMS vous aide à démontrer clairement la propriété et l’emplacement exact des documents. Une fois le délai légal écoulé, les dossiers et rapports peuvent être éliminés sans risque.

  1. Sauvegarde

Un système de gestion de documents peut vous aider à éviter les égarements et les pertes de données, car il transfère toutes les données nécessaires vers des dossiers principaux et de sauvegarde, où elles sont stockées en toute sécurité. Ces dossiers de stockage ne sont pas réservés dans la base de données d’une agence. Comme les procédures de sauvegarde stéréotypées, un logiciel de gestion de documents complète automatiquement le stockage de documents identiques à différents endroits. Cela réduit également les risques d’inexactitudes humaines lors du transfert et de la sauvegarde des principaux documents.

  1. protection des virus
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Toutes sortes de virus ou de logiciels malveillants peuvent altérer le logiciel de vos appareils locaux. Une fois que votre appareil subit une attaque de virus, la récupération ou la conservation des documents cruciaux devient considérablement difficile car votre appareil fonctionne mal. Cela peut entraîner la ruine ou le mauvais placement des données nécessaires, entraînant une perte massive pour l’entreprise. Un logiciel de gestion de documents protège facilement votre système contre ces risques et assure la sécurité des clients et de leurs données confidentielles.

  1. Rapide Récupération de documents

La recherche d’un document vital est une tâche exigeante à faire. Beaucoup de temps est consacré à la recherche du bon fichier dans la pile imposante de documents papier. Une solution de gestion des données fait ce travail pour vous et vous évite de parcourir de nombreux dossiers et rapports papier. Le logiciel vous permet également de récupérer les fichiers requis en urgence et n’est accessible qu’aux personnes autorisées. De plus, vous pouvez récupérer les fichiers et les informations en cas de sinistre dans un dossier de stockage de sauvegarde. Un logiciel de gestion de documents peut créer des documents numériques à partir de documents physiques et les numériser ultérieurement. Au besoin, vous produisez des preuves et vous pouvez avoir une copie supplémentaire des documents.

Conclusion:)

Un logiciel de gestion de documents efficace est aujourd’hui une nécessité pour les entreprises et les organisations en pleine croissance. La gestion de l’information est parfois une lourde tâche. Les données extraites doivent être localisées avec précision et stockées en toute sécurité. La mise en place d’un système de gestion de documents simplifie la procédure et vous permet même de récupérer des documents importants en cas d’incident imprévu. L’utilisation d’une solution numérique vous permet de réduire vos soucis concernant la récupération lors d’un sinistre. Ainsi, lors du choix d’un logiciel de gestion de documents adapté, assurez-vous de prendre note de toutes ses garanties de sécurité car il vaut toujours mieux prévenir que guérir !

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Alors j’espère que cet article sur Qu’est-ce que les systèmes de gestion de documents. Et si vous avez encore des questions ou des suggestions à ce sujet, vous pouvez nous en faire part dans la zone de commentaires ci-dessous. Et merci beaucoup d’avoir lu cet article.