Cet article sert de guide professionnel sur pourquoi la gestion des formulaires est importante pour les pharmacies et les hôpitaux. Il explique comment les pharmacies peuvent améliorer à la fois les soins aux patients et leurs revenus en gérant correctement leurs listes de médicaments.
La plupart des pharmacies hospitalières disposent de revenus qu’elles n’ont jamais perçus. Non pas à cause d’erreurs de facturation ou de lacunes contractuelles, mais parce que les données générées quotidiennement par leur activité de distribution ne sont jamais organisées et soumises dans le format requis par les fabricants de médicaments pour payer les remises. Cet écart entre l’activité éligible et les revenus capturés est exactement ce que la gestion des formulaires est conçue pour combler.
Le formulaire lui-même est simplement une liste de médicaments approuvés qu’une pharmacie utilise pour guider les décisions d’achat et de distribution. La manière dont cette liste est construite, maintenue et alignée sur les programmes de remise des fabricants détermine si elle fonctionne comme un outil d’inventaire passif ou un générateur de revenus actif.
Dans ce guide, nous explorerons le fonctionnement de la gestion des formulaires, les raisons pour lesquelles les pharmacies manquent de revenus et comment elles peuvent y remédier.
Explorons-le ensemble !
Qu’est-ce que la gestion des formulaires et comment fonctionne-t-elle ?
La gestion du formulaire est le processus structuré de sélection, d’évaluation, d’approbation et de surveillance des médicaments au sein d’un hôpital ou d’une pharmacie. Le principal objectif clinique est de garantir que les patients ont accès à des médicaments sûrs et efficaces. L’objectif financier est de garantir que les décisions d’achat correspondent aux objectifs d’éligibilité aux remises et de contrôle des coûts.
Ces deux objectifs ne sont pas en conflit. Un formulaire bien géré produit de meilleurs résultats cliniques car il réduit les variations inutiles dans les prescriptions, standardise les choix thérapeutiques fondés sur des données probantes et élimine les médicaments qui ont été remplacés par des alternatives plus sûres ou plus efficaces. Cela produit également de meilleurs résultats financiers car il donne une visibilité sur les produits qui génèrent des remises et ceux qui consomment du budget sans retour.
Quel est le lien entre le formulaire et les remises pharmaceutiques ?
Les fabricants de médicaments offrent des rabais aux pharmacies et aux systèmes hospitaliers en échange de l’inclusion de leurs produits sur un formulaire et d’une utilisation mesurable. La remise dépend de la déclaration : la pharmacie doit soumettre des données précises et complètes sur ce qui a été délivré, à qui et en quelles quantités, conformément aux exigences spécifiques du fabricant. Chaque fabricant a des exigences différentes en matière de format de données, de délai de soumission et de catégories de produits éligibles.
La charge administrative liée à la gestion de ces relations sur des dizaines ou des centaines de contrats avec les fabricants est considérable. Une pharmacie fonctionnant sans système de gestion des remises dédié manquera des soumissions, les soumettra dans un mauvais format ou ne parviendra pas à atteindre les seuils qui déclencheraient des niveaux de remise plus élevés. Les revenus sont réels et disponibles. L’obstacle est opérationnel, non contractuel.
Pourquoi la plupart des pharmacies ne bénéficient-elles pas des rabais auxquels elles ont droit ?
Le problème est structurel et non intentionnel. Plusieurs facteurs se combinent pour créer un écart entre ce que gagnent les pharmacies et ce qu’elles reçoivent réellement.
1. Pourquoi les données fragmentées constituent-elles un problème de revenus ?
Les données des pharmacies hospitalières résident généralement dans plusieurs systèmes : dossiers de santé électroniques, plateformes d’achat, logiciels de distribution et applications de facturation. Chaque système capture différents éléments de la transaction de médicaments, mais aucun d’entre eux ne produit le fichier de données consolidées dont les fabricants ont besoin pour vérifier les remises. Sans un processus permettant d’extraire, de standardiser et de soumettre ces données de manière cohérente, les opportunités de remise expirent sans être réclamées.
De petites erreurs de formatage aggravent le problème. Si un élément de données requis est manquant, mal étiqueté ou soumis dans un format non standard, les fabricants peuvent rejeter entièrement la soumission. Une soumission rejetée retarde le paiement et, dans certains cas, fait perdre la remise pour cette période.
2. Comment les opérations multi-sites compliquent-elles la capture des remises ?
Pour les systèmes de santé dotés de plusieurs établissements, le défi augmente avec le nombre d’emplacements. Chaque établissement peut avoir son propre formulaire, ses propres modèles d’achat et ses propres systèmes de données. Sans surveillance centralisée, il est presque impossible d’aligner les comportements d’achat sur tous les sites pour respecter les seuils des fabricants. Il en résulte des rapports incohérents qui laissent l’éligibilité au rabais fragmentée et difficile à vérifier.
3. Que se passe-t-il lorsque les décisions du formulaire ignorent l’admissibilité au rabais ?
Les décisions relatives aux formulaires prises uniquement sur des critères cliniques, sans visibilité sur l’alignement des rabais, laissent la valeur financière non réalisée. Deux médicaments thérapeutiquement équivalents peuvent avoir des profils de remise très différents. Lorsque la pharmacie sélectionne en fonction des seules préférences cliniques, elle peut systématiquement choisir le produit qui ne génère aucune remise plutôt que celui qui en générerait. Aucun des deux choix n’est mauvais sur le plan clinique, mais les conséquences financières de cette tendance s’accumulent sur des milliers d’événements de délivrance par an.
À quoi ressemble une gestion efficace des formulaires dans la pratique ?
Une gestion efficace des formulaires intègre l’examen clinique, l’infrastructure de données et l’alignement des remises dans un cadre opérationnel unique. La composante clinique implique que le comité de pharmacie et de thérapeutique (P&T) mène des examens réguliers et fondés sur des preuves de la liste des médicaments, intégrant de nouvelles données de sécurité, des directives de traitement mises à jour et des avancées thérapeutiques à mesure qu’elles émergent. Les révisions ont généralement lieu tous les trimestres ou semestriels, avec des révisions continues pour les changements hautement prioritaires.
La composante financière nécessite des données propres. Chaque événement de distribution doit générer un enregistrement complet et précis qui peut être formaté et soumis conformément aux exigences du fabricant. C’est la partie que la plupart des pharmacies sont les moins équipées pour gérer en interne.
Heureusement, il existe des sociétés d’agrégation de données pharmaceutiques comme MedReb8, spécialisées dans ce problème spécifique.
Ces entreprises travaillent avec les hôpitaux et les systèmes de santé pour capturer les remises pharmaceutiques non réalisées (environ 2 000 $ par lit et par an grâce au programme, sur la base des références actuelles de la clientèle de MedReb8) en collectant un fichier de données mensuel construit autour de onze éléments de données requis, en le standardisant et en le soumettant à chaque fabricant en fonction de ses exigences individuelles.
Quelles sont les considérations de conformité dans la gestion des formulaires ?
La gestion des formulaires fonctionne sous une surveillance réglementaire importante, en particulier pour les hôpitaux participant aux programmes Medicare et Medicaid. Les exigences du CMS incluent des normes de documentation pour les décisions relatives aux formulaires, des processus d’examen des alternatives thérapeutiques et des pistes d’audit démontrant que les décisions ont été prises sur des bases cliniques et économiques plutôt que sur une influence inappropriée du fabricant.
Les programmes de remise doivent être structurés pour se conformer aux réglementations anti-pots-de-vin, et tout programme impliquant un prix de médicament de 340 milliards de dollars doit être soigneusement séparé pour garantir qu’aucune remise en double ne se produise. Les programmes de gestion des remises bien conçus sont construits avec ces garde-fous dès le départ. Les pharmacies qui gèrent l’obtention des remises via des processus manuels et informels sont plus exposées aux lacunes en matière de conformité que celles qui utilisent des plateformes dédiées avec des contrôles d’audit intégrés.
Comment la gestion du formulaire affecte-t-elle les soins aux patients ?
Les dimensions cliniques et financières de la gestion du formulaire se renforcent mutuellement lorsque le processus fonctionne correctement. La normalisation de la liste des médicaments réduit les variations de prescription, ce qui réduit le risque d’erreurs lorsque les cliniciens et les patients se déplacent entre les établissements de soins. Un patient dont les médicaments figurent sur le formulaire est moins susceptible de faire face à des substitutions, des retards ou des conflits de couverture.
Les économies générées grâce à une gestion efficace des formulaires ont également un effet direct sur la qualité des soins lorsque ces économies sont réinvesties. Les pharmacies hospitalières qui bénéficient de remises peuvent les utiliser pour développer leurs services de pharmacie clinique, investir dans des technologies de sécurité ou financer des postes qui autrement seraient supprimés sous la pression budgétaire.
Que devraient rechercher les dirigeants du secteur pharmaceutique chez un partenaire de gestion de formulaire ?
Le critère le plus important est de savoir si l’approche du partenaire fonctionne sans perturber les flux de travail cliniques ou opérationnels existants. Les équipes pharmaceutiques fonctionnent déjà sous la pression de la charge de travail, et toute solution qui ajoute une complexité administrative aux routines quotidiennes ne sera pas viable. Le processus d’extraction et de soumission des données doit être géré par le partenaire et non délégué au personnel de la pharmacie.
La transparence compte également. Les dirigeants des pharmacies doivent avoir une visibilité claire sur les remises demandées, ce qui a été soumis et ce qui a été payé. Les programmes qui fonctionnent comme une boîte noire, collectant une part des remises sans fournir de rapports clairs sur ce qui a été capturé et comment, sapent la confiance et la surveillance qu’exige une gestion responsable des pharmacies.
Enfin, recherchez un prestataire possédant une expérience significative en milieu hospitalier en particulier. Les pharmacies communautaires, les pharmacies spécialisées et les pharmacies de soins de longue durée ont chacune des formulaires et une dynamique de reporting distincts. Les programmes de remise des pharmacies hospitalières, en particulier ceux impliquant des médicaments aigus dans les unités de soins intensifs et les urgences, ont des exigences qui diffèrent de celles des autres établissements de soins.
Conclusion:)
Un formulaire bien géré fait trois choses simultanément : il donne aux cliniciens une liste de médicaments fiable et fondée sur des données probantes ; il donne aux équipes d’approvisionnement un cadre pour des achats cohérents et conscients des coûts ; et cela donne aux dirigeants financiers un mécanisme pour capturer des revenus de remise qui autrement ne seraient pas réclamés.
Aucun de ces résultats n’oblige une pharmacie à faire des compromis sur les normes cliniques ou à ajouter une charge de travail significative à son équipe existante. Ce dont ils ont besoin, c’est d’une infrastructure de données et d’un processus administratif pour traduire l’activité de distribution quotidienne en soumissions organisées et prêtes pour le fabricant. Cet écart peut être résolu et, pour la plupart des pharmacies hospitalières, il représente l’opportunité immédiate la plus claire d’améliorer la performance financière sans réduire la qualité des soins.
« La gestion intelligente des données ne consiste pas seulement à économiser de l’argent : il s’agit également de libérer la valeur que vous avez déjà gagnée. » – M. Rahman, PDG d’Oflox®
A lire aussi 🙂
Avez-vous essayé de mettre en œuvre des stratégies de gestion de formulaire dans votre pharmacie ? Partagez votre expérience ou posez vos questions dans les commentaires ci-dessous — nous serions ravis d’avoir de vos nouvelles !